Wie unternehmerische Projekte am landwirtschaftlichen Betrieb gelingen
Landwirtschaftliche Vorhaben, die mit größeren Veränderungen einhergehen, müssen geplant und strukturiert werden. Ein Projekt hat ein klares Ziel, wird in einem begrenzten Zeitraum, mit vorab festgelegten Ressourcen (Arbeitskräfte, Budget) abgewickelt. Dabei entsteht Neues, das von der Routine abweicht und die Betriebsleiterinnen und Betriebsleiter vor Herausforderungen stellt. Mit der richtigen Planung ist der Aufwand zwar anfangs größer, dafür entstehen später weniger Probleme. Dennoch bedeutet das nicht, dass jedes Detail durchgeplant werden muss. Es genügt ein klarer Rahmen, der flexibel genug ist, um auf unvorhersehbare Änderungen zu reagieren. Bei Projekten mit größeren Investitionssummen und einem gewissen Risiko können Methoden des Projektmanagements helfen, den Verlauf gezielt zu steuern.
Folgende Schritte dürfen dabei nicht fehlen:
Schritt 1: Definiere das Projekt
Für den Projekterfolg entscheidend ist, dass das Ziel vorab festgelegt wird. Was soll am Ende erreicht werden? Was hat sich dann verändert? Was sind die Hauptaufgaben, was sollte mindestens umgesetzt werden? Welche Personen arbeiten mit? Wie hoch ist das Budget?
Ziele sollte eindeutig, messbar, realistisch und terminiert sein - das bedeutet, es gibt einen konkreten Start- und Endtermin. Um fokussiert zu bleiben, können auch Nicht-Ziele festgelegt werden. Denn wenn Budget vorhanden ist, werden oft unerwartete Teilprojekte ins Leben gerufen, die mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun haben.
Schritt 2: Strukturiere dein Projekt
Mit Hilfe eines Projektstrukturplanes wird eine Grobplanung vorgenommen. Er stellt das zentrale Steuerungselement jedes Projektes dar. Auf einen Blick soll ersichtlich werden, wo das Vorhaben aktuell steht und wo es Probleme gibt bzw. geben könnte. Im Projektstrukturplan wird das Projektziel auf kleinere Teile heruntergebrochen. Dazu werden Arbeitspakete definiert. Es sollte festgelegt werden, wer für die jeweiligen Arbeitspakete verantwortlich ist und bis wann sie abgeschlossen sein sollten. Durch eine farbliche Gestaltung mittels Ampelfarben kann eine schnellere Übersicht erreicht werden.
Schritt 3: Plane die Arbeitskraftstunden
Die Ressourcenplanung ist oft der kritischste Punkt, weil Projekte stets mit Mehrarbeit verbunden sind. Deshalb sollte vorab und später im Projektstrukturplan noch einmal detailliert über die Personalressourcen bei den jeweiligen Arbeitspakten nachgedacht werden. Die Summe der Stunden aller Arbeitspakete zeigt dann an, ob der Endtermin realistisch gesetzt wurde.
Schritt 4: Schätze die Kosten
Genau wie der Zeitbedarf sind auch die Kosten ein kritischer Faktor, der gut geplant werden will. Es ist sinnvoll wieder bei den Arbeitspaketen anzusetzen und sich zu überlegen, wieviel Budget diese benötigen. Auch hier kann ein Vergleich der Summe der Kosten der einzelnen Arbeitspakete mit dem anvisierten Gesamtbudget weitere Aufschlüsse über mögliche Planungsfehler geben.
Schritt 5: Lege Meilensteine fest
Meilensteine sind wichtige Stationen im Projekt, an denen überprüft wird, ob sowohl Zeitplan als auch das Budget eingehalten wurden und sich das Projekt noch am richtigen Weg befindet. Es handelt sich um wichtige Zwischenziele. Wenn sie erreicht werden, ist das für alle Beteiligten motivierend. Meilensteine sind ebenfalls im Projektstrukturplan festzulegen und als solche zu kennzeichnen.
Für den Projekterfolg entscheidend ist, dass das Ziel vorab festgelegt wird. Was soll am Ende erreicht werden? Was hat sich dann verändert? Was sind die Hauptaufgaben, was sollte mindestens umgesetzt werden? Welche Personen arbeiten mit? Wie hoch ist das Budget?
Ziele sollte eindeutig, messbar, realistisch und terminiert sein - das bedeutet, es gibt einen konkreten Start- und Endtermin. Um fokussiert zu bleiben, können auch Nicht-Ziele festgelegt werden. Denn wenn Budget vorhanden ist, werden oft unerwartete Teilprojekte ins Leben gerufen, die mit dem eigentlichen Ziel nichts zu tun haben.
Schritt 2: Strukturiere dein Projekt
Mit Hilfe eines Projektstrukturplanes wird eine Grobplanung vorgenommen. Er stellt das zentrale Steuerungselement jedes Projektes dar. Auf einen Blick soll ersichtlich werden, wo das Vorhaben aktuell steht und wo es Probleme gibt bzw. geben könnte. Im Projektstrukturplan wird das Projektziel auf kleinere Teile heruntergebrochen. Dazu werden Arbeitspakete definiert. Es sollte festgelegt werden, wer für die jeweiligen Arbeitspakete verantwortlich ist und bis wann sie abgeschlossen sein sollten. Durch eine farbliche Gestaltung mittels Ampelfarben kann eine schnellere Übersicht erreicht werden.
Schritt 3: Plane die Arbeitskraftstunden
Die Ressourcenplanung ist oft der kritischste Punkt, weil Projekte stets mit Mehrarbeit verbunden sind. Deshalb sollte vorab und später im Projektstrukturplan noch einmal detailliert über die Personalressourcen bei den jeweiligen Arbeitspakten nachgedacht werden. Die Summe der Stunden aller Arbeitspakete zeigt dann an, ob der Endtermin realistisch gesetzt wurde.
Schritt 4: Schätze die Kosten
Genau wie der Zeitbedarf sind auch die Kosten ein kritischer Faktor, der gut geplant werden will. Es ist sinnvoll wieder bei den Arbeitspaketen anzusetzen und sich zu überlegen, wieviel Budget diese benötigen. Auch hier kann ein Vergleich der Summe der Kosten der einzelnen Arbeitspakete mit dem anvisierten Gesamtbudget weitere Aufschlüsse über mögliche Planungsfehler geben.
Schritt 5: Lege Meilensteine fest
Meilensteine sind wichtige Stationen im Projekt, an denen überprüft wird, ob sowohl Zeitplan als auch das Budget eingehalten wurden und sich das Projekt noch am richtigen Weg befindet. Es handelt sich um wichtige Zwischenziele. Wenn sie erreicht werden, ist das für alle Beteiligten motivierend. Meilensteine sind ebenfalls im Projektstrukturplan festzulegen und als solche zu kennzeichnen.
Abhängig von Projektgröße und -komplexität können noch weitere Schritte folgen. Etwa können noch die Risiken bewertet werden, Arbeitspakete detailliert beschrieben und Kommunikationspläne für die Abstimmung zwischen den Projektbeteiligten erstellt werden. Für landwirtschaftliche Vorhaben werden die oben genannten Überlegungen aber in den meisten Fällen ausreichen.
Nachdem die Planung abgeschlossen ist, muss das Projekt gesteuert und laufend kontrolliert werden. Dazu müssen die Arbeitspakete und Meilensteine im Blick behalten und auf Abweichungen flexibel reagiert werden.
Eine Planung, die irgendwann in der Schublade landet, weil sie unrealistisch, zu grob oder auch zu detailliert war, hilft niemandem. Bei der Projektplanung heißt es, wie bei vielem anderen auch - den goldenen Mittelweg finden.
Nachdem die Planung abgeschlossen ist, muss das Projekt gesteuert und laufend kontrolliert werden. Dazu müssen die Arbeitspakete und Meilensteine im Blick behalten und auf Abweichungen flexibel reagiert werden.
Eine Planung, die irgendwann in der Schublade landet, weil sie unrealistisch, zu grob oder auch zu detailliert war, hilft niemandem. Bei der Projektplanung heißt es, wie bei vielem anderen auch - den goldenen Mittelweg finden.
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