Die hohe Kunst des Delegierens – sind Sie dieser mächtig?
“Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“ Theodore Roosevelt, ehemaliger amerikanischer Präsident und Friedensnobelpreisträger bringt es bereits im vorigen Jahrhundert auf den Punkt. Doch wie können wir diese Kunst erlernen?
Fallbeispiel: Sattlerhof (Bauer: Franz, Bäuerin: Hildegard, Kinder: Robert und Karin)
Bauer Franz am Mittagstisch: “Den Acker müssen wir unbedingt diese Woche pflügen… und dann die Lieferung für den Bauernladen herrichten, wer das wieder machen soll… Das mit dem Wochenmarkt hast du im Blick Hilde, oder?“
Hildegard: “Ja was Franz? Welche Lieferung? Hab keinen Anruf bekommen?“
Franz: “Ja eh nicht, die rufen schon bei mir an, aber das passt sicher so, oder?
Hildegard: “Nein, heute muss Robert noch zum Fußball und morgen kommt die Volksschule zu Besuch, da muss noch einiges getan werden!“
Franz: “Dass ich immer alles selber machen muss …!“
Wer kennt das nicht? Mit Situationen wie der gerade beschriebenen ist wohl fast jeder vertraut, aus welcher Perspektive auch immer. Der Bauer ist überfordert, die Bäuerin fühlt sich überrumpelt und andere am Tisch werden gar nicht erst ins Gespräch miteinbezogen. Doch egal, wer mit welchem Problem hadert, schlussendlich scheitert es oft an der Organisation und Aufgabenverteilung. Delegieren lautet hier der Schlüsselbegriff. Dies kann Erleichterung beim einen und Freude durch neue Verantwortung beim anderen hervorrufen, natürlich nur unter der Voraussetzung, dass alles vorher gut durchdacht ist und richtig vorgegangen wird. Fangen Sie an, sich als Betriebsführer zu fragen: Welche Aufgaben sind generell zu machen? Was muss ich selbst tun? Was kann ich abgeben? All die Dinge, die Sie nicht unbedingt selber erledigen müssen, können delegiert werden, doch wie?
Hildegard: “Ja was Franz? Welche Lieferung? Hab keinen Anruf bekommen?“
Franz: “Ja eh nicht, die rufen schon bei mir an, aber das passt sicher so, oder?
Hildegard: “Nein, heute muss Robert noch zum Fußball und morgen kommt die Volksschule zu Besuch, da muss noch einiges getan werden!“
Franz: “Dass ich immer alles selber machen muss …!“
Wer kennt das nicht? Mit Situationen wie der gerade beschriebenen ist wohl fast jeder vertraut, aus welcher Perspektive auch immer. Der Bauer ist überfordert, die Bäuerin fühlt sich überrumpelt und andere am Tisch werden gar nicht erst ins Gespräch miteinbezogen. Doch egal, wer mit welchem Problem hadert, schlussendlich scheitert es oft an der Organisation und Aufgabenverteilung. Delegieren lautet hier der Schlüsselbegriff. Dies kann Erleichterung beim einen und Freude durch neue Verantwortung beim anderen hervorrufen, natürlich nur unter der Voraussetzung, dass alles vorher gut durchdacht ist und richtig vorgegangen wird. Fangen Sie an, sich als Betriebsführer zu fragen: Welche Aufgaben sind generell zu machen? Was muss ich selbst tun? Was kann ich abgeben? All die Dinge, die Sie nicht unbedingt selber erledigen müssen, können delegiert werden, doch wie?
Der Dreiteiler
Teilen Sie die Aufgaben in drei Kategorien ein, diese da wären: Daueraufgaben, Einzelfälle und komplexe einmalige Projekte. Handelt es sich um Daueraufgaben (wiederkehrende Aufgaben) – wie in unserem Beispiel das Beliefern des Marktes –, oder das Melken, das Einfüttern, die Milchverarbeitung etc., so können Sie überlegen, die Aufgabe und Verantwortung an dafür kompetente Personen zu übertragen. Bei der zweiten Kategorie, den Einzelfällen, können einzelne Aufträge bestimmten MitarbeiterInnen übertragen werden. Das heißt, dass diese Personen eine Tätigkeit als “Zuarbeiter“ erfüllen. Sie müssen genau wissen, was sie bis wann, wie zu erledigen haben.
Bei komplexen und einmaligen Aufgaben eignet sich die Etablierung eines Projektteams hervorragend. Es soll ein neuer Auslauf gebaut werden? Stellen Sie ein Team zusammen, das die Aufgabe gemeinsam umsetzen kann. Beispiel Auslauf: Eine Person, die handwerklich begabt ist, eine Person, die sich mit den rechtlichen Grundlagen für Größe etc. auskennt und jemanden, der Angebote einholt, um Preise für das Material zu vergleichen und das Management zu übernehmen.
Jetzt haben Sie also alle Tätigkeiten, die delegiert werden können, vor sich – wie geht es nun weiter?
Bei komplexen und einmaligen Aufgaben eignet sich die Etablierung eines Projektteams hervorragend. Es soll ein neuer Auslauf gebaut werden? Stellen Sie ein Team zusammen, das die Aufgabe gemeinsam umsetzen kann. Beispiel Auslauf: Eine Person, die handwerklich begabt ist, eine Person, die sich mit den rechtlichen Grundlagen für Größe etc. auskennt und jemanden, der Angebote einholt, um Preise für das Material zu vergleichen und das Management zu übernehmen.
Jetzt haben Sie also alle Tätigkeiten, die delegiert werden können, vor sich – wie geht es nun weiter?
Step by Step!
1. Bereiten Sie sich vor
Überlegen Sie vor dem Gespräch, was Ihre MitarbeiterInnen (Familienmitglieder), motiviert und ob diese eine Aufgabe mit Verantwortung übernehmen wollen oder könnten. Umgekehrt sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was die Gegenforderung ist. Auch sollten Sie sich Gedanken machen, welche Qualifikationen bereits vorhanden sind und welche noch gebraucht werden, damit der/die MitarbeiterIn erfolgreich sein kann. Um Tätigkeiten klar delegieren zu können, helfen Ihnen die 7 Ws in der Vorbereitung!
Am besten halten Sie alles schriftlich fest und teilen es der jeweiligen Person im Gespräch mit, sodass jede/r weiß, worum es geht. Vergessen Sie nicht das Einverständnis - den “Vertrag“ - abzuholen, denn gesagt ist noch nicht verstanden!
2. Beim Gespräch
Sorgen Sie zunächst für eine ruhige Umgebung, wo sie beide ungestört sind. Erklären Sie genau die Aufgabe und den dazugehörigen Verantwortungsbereich. Bitten Sie anschließend um die Übernahme der Aufgabe. Auch wenn Sie sich sicher sind, dass sich der/die MitarbeiterIn über mehr Eigenverantwortung freuen und die Aufgabe annehmen wird, demonstrieren Sie hier, dass sie Respekt vor ihm/ihr haben – das ist für die weitere Zusammenarbeit sehr wichtig.
3. Umsetzung
Glücklicherweise wurde die Aufgabe angenommen. Nun gilt es für Sie, den/die MitarbeiterIn an die neue Tätigkeit heranzuführen. Bieten Sie Ihre Unterstützung an, fragen Sie nach und begleiten die Person. Im Endeffekt haben Sie die Letztverantwortung, zudem zeigen Sie Ihr Interesse und können bei Bedarf noch klärend zur Seite stehen. Nach einiger Zeit und sobald Sie sehen, dass die Aufgabe gut und selbständig ausgeführt wird, nehmen Sie nach und nach weniger Kontrollen vor oder fordern Sie Berichte in größeren Abständen.
Überlegen Sie vor dem Gespräch, was Ihre MitarbeiterInnen (Familienmitglieder), motiviert und ob diese eine Aufgabe mit Verantwortung übernehmen wollen oder könnten. Umgekehrt sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was die Gegenforderung ist. Auch sollten Sie sich Gedanken machen, welche Qualifikationen bereits vorhanden sind und welche noch gebraucht werden, damit der/die MitarbeiterIn erfolgreich sein kann. Um Tätigkeiten klar delegieren zu können, helfen Ihnen die 7 Ws in der Vorbereitung!
- Wer? soll die Aufgabe übernehmen? Wer soll mitwirken?
- Was? ist zu tun, mit welchem Ergebnis? Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
- Wozu? Welchem Ziel dient die Aufgabe?
- Wie? Welches Verfahren, welche Methoden? Was ist zu beachten?
- Womit? Welche Hilfsmittel? Welche Unterlagen?
- Wo? Ist die Arbeit zu verrichten?
- Wann? Beginn und Ende der Aufgabe? Zwischentermine?
Am besten halten Sie alles schriftlich fest und teilen es der jeweiligen Person im Gespräch mit, sodass jede/r weiß, worum es geht. Vergessen Sie nicht das Einverständnis - den “Vertrag“ - abzuholen, denn gesagt ist noch nicht verstanden!
2. Beim Gespräch
Sorgen Sie zunächst für eine ruhige Umgebung, wo sie beide ungestört sind. Erklären Sie genau die Aufgabe und den dazugehörigen Verantwortungsbereich. Bitten Sie anschließend um die Übernahme der Aufgabe. Auch wenn Sie sich sicher sind, dass sich der/die MitarbeiterIn über mehr Eigenverantwortung freuen und die Aufgabe annehmen wird, demonstrieren Sie hier, dass sie Respekt vor ihm/ihr haben – das ist für die weitere Zusammenarbeit sehr wichtig.
3. Umsetzung
Glücklicherweise wurde die Aufgabe angenommen. Nun gilt es für Sie, den/die MitarbeiterIn an die neue Tätigkeit heranzuführen. Bieten Sie Ihre Unterstützung an, fragen Sie nach und begleiten die Person. Im Endeffekt haben Sie die Letztverantwortung, zudem zeigen Sie Ihr Interesse und können bei Bedarf noch klärend zur Seite stehen. Nach einiger Zeit und sobald Sie sehen, dass die Aufgabe gut und selbständig ausgeführt wird, nehmen Sie nach und nach weniger Kontrollen vor oder fordern Sie Berichte in größeren Abständen.
Mögliche Lösung zum Dialog oben:
Franz überlegt, ob er den Marktverkauf, die Hofladen-Belieferung und die Feldbewirtschaftung selbst erledigen muss. Der Marktverkauf und die Hofladen-Belieferung, welche beide regelmäßig stattfinden, eignen sich perfekt zum Delegieren. Nachdem er mit seiner Frau bezüglich des Marktes gesprochen hat, bietet er seiner Tochter Karin die Möglichkeit, mit der Hofladen-Belieferung Verantwortung zu übernehmen. Da keiner außer Franz alle Ackergeräte bedienen kann, kommt er zum Schluss, dass er diese Aufgabe einstweilen selbst übernimmt, jedoch zukünftig seinem Sohn die Ackerwirtschaft näherbringen wird, um in Einzelfällen auch in diesem Arbeitsbereich Aufgaben abgeben zu können. Nachdem sich Franz seine Gedanken um die Aufgabenverteilung gemacht hat, plant er mit seiner Frau und Karin ein Gespräch, um sie zu fragen, ob dies auch in ihrem Sinne ist und welche Art von Unterstützung sie brauchen, damit die übertragenen Aufgaben ohne Probleme und zur Zufriedenheit aller erledigt werden können.
